¿Está usted en riesgo? Obligaciones legales de los empleadores de trabajadores indocumentados

Contratar empleados es una parte importante de la gestión de una empresa . Sin embargo, si contrata a trabajadores indocumentados, debe comprender los riesgos legales. El gobierno de los EE. UU. tiene leyes estrictas sobre el empleo de personas que no tienen la autorización de trabajo adecuada. Si es empleador, es importante que conozca estas reglas para protegerse a sí mismo, a su empresa y a sus trabajadores.

¿Quién se considera un trabajador indocumentado?

Un trabajador indocumentado es una persona que no tiene autorización legal para trabajar en los Estados Unidos. Esto puede incluir:

• Personas que ingresaron al país sin visa o permiso de trabajo.
• Personas que permanecieron en el país más tiempo del permitido por su visa y perdieron su estatus legal.
• Trabajadores que utilizan documentos de identificación falsos o robados para obtener empleo.

Incluso si un trabajador tiene un número de Seguro Social u otros documentos, un empleador debe verificar que estos documentos sean legítimos antes de contratarlos.

Obligaciones legales de los empleadores de trabajadores indocumentados

Los empleadores deben cumplir con estrictas leyes de inmigración para asegurarse de contratar únicamente a trabajadores con autorización legal. El incumplimiento puede dar lugar a multas, cierres de empresas e incluso cargos penales. Estas son las principales responsabilidades legales que todo empleador debe conocer:

1. Verificar la autorización de trabajo (formulario I-9)

Todo empleador debe verificar la elegibilidad laboral de todos los nuevos empleados completando el Formulario I-9, un formulario de verificación de empleo federal. Este proceso implica que el empleado proporcione documentación que pruebe tanto su identidad como su autorización para trabajar en los EE. UU. Los documentos aceptables incluyen un pasaporte estadounidense, una tarjeta de residente permanente (Green Card) o un documento de autorización de empleo (EAD) . Los empleadores deben examinar estos documentos para asegurarse de que sean válidos y no estén vencidos.

El formulario I-9 debe completarse dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de incorporación del empleado. Los empleadores deben conservar estos formularios durante un mínimo de tres años después de la contratación o un año después de que el empleado se vaya, lo que sea más largo. No completar o mantener correctamente los registros I-9 puede dar lugar a multas significativas, incluso si no se emplean trabajadores indocumentados.

2. Evite la discriminación en la contratación

Si bien es obligatorio verificar la autorización de trabajo, los empleadores deben tener cuidado de no discriminar a los empleados por motivos de nacionalidad, raza o estatus migratorio. La ley federal prohíbe a los empleadores exigir documentos específicos más allá de los necesarios para la verificación del Formulario I-9. Todos los empleados deben recibir el mismo trato en el proceso de contratación y los empleadores no pueden rechazar a un candidato únicamente porque parezca haber nacido en el extranjero o tenga un acento que no sea estadounidense.

3. Verifique los documentos para detectar fraudes evidentes

Los empleadores deben inspeccionar los documentos de autorización de trabajo para detectar signos claros de falsificación, como información incorrecta o falta de características de seguridad. Sin embargo, no se espera que sean expertos en documentos: si los documentos parecen auténticos, pueden aceptarlos de buena fe.

4. Siga las leyes específicas de Texas sobre E-Verify

Si bien Texas no exige el uso de E-Verify para empresas privadas, ciertos contratistas gubernamentales y agencias estatales deben utilizar el sistema. E-Verify es un programa federal en línea que verifica la elegibilidad de un empleado con bases de datos gubernamentales.

Aunque E-Verify no es obligatorio para todas las empresas de Texas, los empleadores de sectores de alto riesgo (como la construcción, la hostelería y la agricultura) pueden considerar la posibilidad de utilizar el sistema para reducir la responsabilidad. Texas también tiene leyes contra la contratación “intencionada” de trabajadores no autorizados, lo que significa que si un empleador ignora intencionalmente las leyes de inmigración o hace la vista gorda ante el estatus de indocumentado de un empleado, podría enfrentarse a graves consecuencias, como la suspensión de la licencia comercial y un proceso penal.

5. Esté preparado para las auditorías gubernamentales

Las agencias federales, como el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) y el Departamento de Trabajo, realizan auditorías e investigaciones periódicas para garantizar que los empleadores cumplan con las leyes de inmigración. Si un empleador recibe una Notificación de Inspección, debe proporcionar sus registros del Formulario I-9 para su revisión. Los empleadores deben ser proactivos y realizar auditorías internas, mantener registros bien organizados y consultar a un abogado de inmigración si reciben una notificación de auditoría.

Si sigue estos pasos, los empleadores de trabajadores indocumentados podrán proteger su negocio y cumplir con las leyes federales y de Texas. Si necesita ayuda para entender la verificación de empleo, consulte a un abogado de inmigración para evitar errores costosos.

¿Qué pasa si un empleado proporciona documentos falsos?

En algunos casos, un trabajador indocumentado puede presentar números de Seguro Social o documentos de identificación falsos para conseguir empleo. Como empleador, es su responsabilidad verificar cuidadosamente los documentos y evitar la discriminación. A continuación, le indicamos cómo manejar esta situación de manera adecuada:

• Revise todos los documentos con atención . Verifique que los documentos de identificación y autorización de trabajo parezcan auténticos y coincidan con la información del empleado. Sin embargo, no suponga que se trata de un fraude basándose en la apariencia, el acento o la nacionalidad.
• Rechace documentos claramente fraudulentos : si un documento es obviamente falso o inválido (por ejemplo, tiene detalles incorrectos o faltan características de seguridad), solicite una identificación válida aprobada por el gobierno.
• Mantenga registros de contratación : conserve copias de todos los formularios I-9 y documentos de contratación. Un mantenimiento adecuado de los registros ayuda a proteger su empresa en caso de una auditoría o una investigación legal.
• Denuncie el fraude de identidad cuando sea necesario : si confirma que un empleado ha utilizado información robada o fraudulenta, es posible que deba notificar a la Administración del Seguro Social (SSA) u otras autoridades. Sin embargo, esto debe hacerse con cuidado para evitar complicaciones legales.

Para protegerse, siga siempre los procedimientos de contratación adecuados y consulte a un abogado de inmigración si sospecha de fraude documental en su lugar de trabajo.

Cómo pueden los empleadores proteger sus negocios

Para reducir el riesgo de contratar trabajadores indocumentados y evitar sanciones, siga estas prácticas recomendadas:

• Establecer una política de contratación clara : desarrollar y aplicar un proceso de contratación estructurado que incluya una verificación exhaustiva del empleo y controles de cumplimiento.
• Capacitar al personal de recursos humanos y de gestión : asegurarse de que todo el personal de contratación comprenda los requisitos de elegibilidad para el empleo y esté capacitado para verificar adecuadamente la autorización de trabajo.
• Utilice E-Verify cuando corresponda : si es necesario en su estado o industria, E-Verify puede proporcionar una capa adicional de seguridad al confirmar la elegibilidad laboral de un empleado a través de bases de datos gubernamentales.
• Realizar auditorías internas periódicas : revisar periódicamente los formularios I-9 y los registros de empleo puede ayudar a identificar y corregir problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en problemas legales.
• Consulte a un abogado de inmigración : mantenerse informado sobre los cambios en las leyes de inmigración y empleo es fundamental. Un abogado puede brindarle orientación sobre las mejores prácticas y garantizar que su empresa cumpla con las normas.

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